Un Progiciel de Gestion électronique de documents (GED, en anglais document management system ou DMS) est un système basé sur des programmes informatiques utilisé pour suivre, gérer et stocker des documents et réduire la taille du papier. La plupart de ces logiciels sont capables de stocker dans un registre les différentes versions créées et modifiées par différents utilisateurs (suivi d’historique). Le terme « Gestion Electroniue des Documents » a un certain chevauchement avec les concepts de systèmes de gestion de contenu. Un GED est souvent considéré comme une composante des systèmes de gestion de contenu d’entreprise (ECM) et est lié à la gestion d’actifs numériques, à l’imagerie documentaire, aux systèmes workflow et aux systèmes de gestion des sauvegardes.

Histoire des GED

À partir des années 1980, un certain nombre de fournisseurs de logiciels informatiques ont commencé à développer des systèmes logiciels pour gérer les documents papiers. Ces systèmes portaient sur des documents papier, qui comprenaient non seulement des documents imprimés et publiés, mais aussi des photographies, des estampes, etc.

Aujourd’hui, les logiciels GED actuels ont beaucoup évolué, ils intègrent plusieurs fonctionnalités telles que la reconnaissance oculaire (OCR), le suivi de l’historique et la traçabilité avec une grande précision.

Standardisation 

De nombreuses associations industrielles publient leurs propres listes de normes particulières en termes de gestion et de contrôle numériques des documents, ces normes sont utilisées dans leur domaine particulier. Voici une liste de certains documents ISO pertinents. Divisions ICS 01.140.10 et 01.140.20. L’ISO a également publié une série de normes concernant la documentation technique, couverte par la division 01.110.

ISO 2709 Information et documentation - Format d’échange d’informations

ISO 15836 Information et documentation - L’ensemble de métadonnées Dublin Core

ISO 15489 Information et documentation - Gestion des documents

ISO 21127 Information et documentation - Une ontologie de référence pour l’échange d’informations sur le patrimoine culturel

ISO 23950 Information et documentation - Récupération de l’information (Z39.50) - Définition du service d’application et spécification du protocole

ISO 10244 Gestion des documents - Analyse et évaluation des processus opérationnels

ISO 32000 Gestion de documents - Format de document portable

Logiciel de Gestion électronique des documents GED DocuWare par SII

DocuWare est un Progiciel de Gestion électronique de documents complet qui vous permet de stocker, rechercher, afficher, télécharger ou modifier vos documents sur votre ordinateur et de les intégrer à vos processus n’importe ou à n’importe quel moment.

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Gestion des documents et Réglementation

Dans de nombreux pays La réglementation gouvernementale exige que les entreprises travaillant dans certaines industries doivent posséder un mécanisme de contrôle de documents. (Par exemple, la 8e directive de l’UE, la loi Sarbanes-Oxley), la sécurité sanitaire des aliments (par exemple, la Loi sur la modernisation de la sécurité alimentaire), l’ISO (susmentionnée), la fabrication de dispositifs médicaux (FDA), l’industrie de produits dérivés du sang, (FDA), les soins de santé (JCAHO) et les technologies de l’information (TIC). Certaines industries travaillent sous des exigences plus strictes en matière de contrôle des documents en raison du type d’informations qu’ils détiennent en matière de confidentialité, de garantie ou d’autres objectifs strictement réglementés. Les exemples comprennent les renseignements protégés sur la santé (PHI) requis par HIPAA ou les documents de projet de construction requis pour les périodes de garantie. Un plan stratégique des systèmes d’information (SSI) peut façonner les systèmes d’information organisationnels sur une période de moyen à long terme.

Les documents stockés dans un système de gestion de documents GED comme DocuWare- comme des procédures, des instructions de travail et des énoncés de politique - fournissent des preuves de documents sous contrôle. Un défaut peut confronter l’entreprise à des poursuites et des amendes, et par conséquent la perte ou des dommages sur sa réputation.