Il y a quelques années, si les départements des ressources humaines voulaient conserver des dossiers électroniques sur leurs employés, leur seule option était un système de ressources humaines, hébergé sur place et accessible à quelques administrateurs des ressources humaines.

Heureusement, de nos jours, les systèmes de ressources humaines sont disponibles en tant que solutions logicielles connectées et peuvent être consultés en toute sécurité par les employés via le réseau de l’entreprise. Cela a considérablement réduit les obstacles à l’adoption, cependant, de nombreuses entreprises gèrent encore leur main-d’œuvre avec un système aléatoire de feuilles de calcul, de documents et de notes post-it. Alors quels sont exactement les avantages d’utiliser un logiciel de ressources humaines pour aider à gérer vos employés ?

1 Efficacité de l’administration

Si vous avez plus de quelques dizaines de personnes qui travaillent pour vous, cela peut devenir un cauchemar administratif en gardant une trace des informations de base sur les employés si vous ne comptez que sur un système papier. Des questions simples telles que « Combien de vacances ai-je prises ? » Et « Puis-je avoir une copie de mes 3 derniers bulletins de salaire ? » Prennent énormément de temps.

Cela conduit à réduire les coûts ... 

2 Coût réduit

Mis à part les coûts moins tangibles tels que l’efficacité ou la productivité, un bon système RH vous permettra d’économiser de l’argent réel. Un repère typique pour le nombre d’employés RH travaillant à temps plein pour une entreprise est 1 professionnel RH pour 100 employés. Avec certaines solutions logicielles, ce ratio est d’environ 1 professionnel RH pour 140 employés, ce qui signifie qu’une entreprise de 280 employés nécessite un employé à temps plein simplement pour gérer ses données sur l’effectif, ce qui réduit ses coûts annuels de plusieurs dizaines de milliers de livres.

3 Accès à l’information

Si vous utilisez des feuilles de calcul et des documents pour suivre les données des employés, vous finissez par créer des silos d’informations. Évidemment, vous devez tenir compte de la sensibilité et de la sécurité des données que vous détenez, mais en les rendant accessibles aux bonnes personnes par le biais d’un système central des RH, vous permettez à plus de personnes de faire bon usage des données que vous détenez.

4 Analyse de données et décisions éclairées

La collecte de données ouvre des possibilités d’analyse qui vous aideront à prendre des décisions éclairées. Par exemple, vous pourriez découvrir qu’un département a un taux de roulement du personnel particulièrement élevé. Pourquoi donc ? Les sortants travaillaient-ils tous pour le même responsable hiérarchique ? Qui est ce manager ? Ont-ils besoin de formation ? Qui sont vos meilleurs vendeurs ? Quelles sont leurs caractéristiques ? Ont-ils tous été recrutés au même endroit ? Travaillent-ils pour le même responsable hiérarchique ? Ont-ils tous suivi un cours de formation particulier ? Si vous collectez les données, vous pouvez les interroger et utiliser cette analyse pour éclairer vos décisions. L’effort nécessaire pour obtenir le même aperçu à l’aide d’un système papier rend tout simplement ce type d’analyse irréalisable.

5 Communication améliorée

La plupart des logiciels de gestion des ressources humaines comprendront un répertoire des employés. Alors que les employés ont tendance à travailler avec les mêmes personnes et, par conséquent, ont leurs coordonnées, souvent leur travail exige d’atteindre des collègues en dehors de leur département immédiat. Si toutes ces informations de contact sont stockées dans un classeur, cela ralentit considérablement la communication.

6 Atténuation des risques

En cas de litige, comment pouvez-vous prouver qu’un employé a été mis au courant d’une politique particulière ou a été formé à l’utilisation d’un équipement particulier ? La communication par courriel est une bonne chose, mais il n’est pas rare que quelqu’un refuse de voir un courriel. Beaucoup de systèmes RH d’aujourd’hui offrent un service de lecture et d’acceptation qui fournit une trace papier non seulement montrant qu’un employé a reçu un message particulier, mais qu’il a également accepté le contenu de la communication.

7 Sécurité et récupération de données

Si vous conservez tous vos renseignements sur les employés dans un classeur, quel est le degré de sécurité ? Qui y a accès ? Comment sauriez-vous si quelqu’un a essayé d’y accéder ?

La sécurité de vos données est une chose, mais que se passe-t-il s’il y a un incendie ou une inondation et que vous ne pouvez pas accéder aux bureaux pendant un moment ? Les gens seront-ils toujours payés si toutes vos informations de paie sont stockées sur le site ? La plupart des systèmes de ressources humaines intègrent des fonctions de reprise après sinistre, comme l’hébergement sur des serveurs miroirs et la sauvegarde de bases de données à des endroits distincts et sécurisés, ce qui permet de restaurer le système extrêmement rapidement même dans les catastrophes les plus catastrophiques.