Logiciel d’archivage électronique de documents GED

Une arborescence de fichiers

Elle ne connaît que des noms de fichiers et des dossiers. Retrouver un document suppose de savoir où quelqu’un l’a rangé, et sous quel nom il l’a enregistré.

Un dossier partagé

Il permet à plusieurs personnes d’accéder aux mêmes fichiers, mais il n’enregistre ni description, ni antériorité, ni trace des consultations. Les copies s’y multiplient sans contrôle.

Une solution GED

Elle attache à chaque document une fiche d’indexation, applique des droits d’accès, rend le contenu interrogeable et conserve l’historique des opérations. Le document devient une information exploitable, pas seulement un fichier stocké.

Sans système de gestion documentaire

• L’information est disperséeArmoires métalliques, disques partagés, messageries et postes individuels. Personne ne détient la vue d’ensemble.
• La recherche dépend des personnesCelui qui a classé la pièce est souvent le seul à savoir où elle se trouve. Son absence bloque le dossier.
• La recherche est lenteIl faut ouvrir les fichiers un par un pour vérifier leur contenu, faute de description exploitable.
• Les copies se multiplientLa même pièce circule en plusieurs exemplaires par courriel, sans que l’on sache laquelle fait foi.
• Le patrimoine est fragileUn dégât des eaux, un vol ou un disque défaillant suffit à faire disparaître des années d’archives.
• Les droits sont mal maîtrisésL’accès dépend de l’emplacement du fichier plutôt que de la fonction de la personne.
• Rien n’est démontrableImpossible d’établir qui a consulté, modifié ou imprimé une pièce, ni à quelle date.

Avec UltimateArchive

• Un fonds documentaire uniqueDocuments papier numérisés et fichiers déjà électroniques convergent vers la même archive centralisée, quelle qu’en soit la source.
• Une recherche autonomeIntitulé, métadonnées, mots-clés ou contenu du document : l’information se retrouve sans dépendre d’une mémoire individuelle.
• Une restitution immédiateLes critères se combinent et la liste des documents correspondants s’affiche avec leur aperçu.
• Une version de référenceLe document est consulté à sa source. L’historique conserve les versions successives et leurs auteurs.
• Un patrimoine sécuriséLes sauvegardes sont planifiées selon la hiérarchie, la durée, l’emplacement et la périodicité que vous définissez.
• Des droits explicitesL’administrateur attribue les habilitations par utilisateur, groupe, armoire et dossier, depuis une console centrale.
• Une traçabilité documentaire réelleLes opérations sont journalisées et restituées sous forme de rapports sur les documents et leurs catégories.

Arbre de classement

Catégories, sous-catégories et dossiers reproduisent l’organisation réelle de l’entreprise. La structure se crée, se renomme et se réorganise sans avoir à reprendre les documents déjà archivés.

Indexation par métadonnées

Chaque type de document dispose de ses propres champs : type, auteur, titre, source, date, service émetteur. Les champs par défaut se paramètrent pour accélérer la saisie et garantir l’homogénéité de l’indexation documentaire.

Indexation par mots-clés

En complément de la description formelle, les documents se rattachent à des concepts et à des mots-clés. Les critères se croisent au moment de la recherche pour restreindre rapidement le résultat.

OCR et recherche plein texte

La reconnaissance optique de caractères s’applique aux documents visualisables et rend leur texte interrogeable. Un contrat scanné cesse d’être une image : il se retrouve par une phrase qu’il contient.

Aperçu et consultation

Le résultat de recherche affiche le document, sa fiche d’indexation et ses caractéristiques. La consultation s’effectue depuis le poste de travail, dans la limite des droits accordés à l’utilisateur.

Historique et versions

Le système d’archivage éléctronique des document tient le registre des versions créées et modifiées par les différents utilisateurs. L’antériorité d’un dossier reste consultable, ce qui évite de conserver des copies de sécurité parallèles.

Utilisateurs, groupes et droits

La gestion des droits d’accès s’administre de façon centralisée. L’administrateur définit qui consulte, qui dépose et qui administre, par utilisateur, par groupe, par armoire de stockage et par dossier.

Rapports et journal des opérations

Des rapports synthétiques ou détaillés portent sur les documents de l’organisation, leur contenu, leurs catégories et la variété des données archivées. Les opérations effectuées dans le système sont contrôlables.

Stockage documentaire et sauvegarde

Le support de stockage s’adapte au volume archivé. La hiérarchie, la durée, l’emplacement et la périodicité des sauvegardes se paramètrent selon les règles internes de l’organisation.

 

Serveur UltimateArchive

• ApplicationMoteur de classement, d’indexation et de recherche
• Base de donnéesFiches d’indexation, arbre documentaire, droits et journaux
• Stockage documentaireArmoires contenant les documents archivés

Sauvegarde paramétrable. Hiérarchie, durée de conservation, emplacement et périodicité des copies sont définis par vos administrateurs, selon vos propres procédures.

Sécurité documentaire

Un document sensible n’est plus protégé par l’endroit où il est rangé, mais par une habilitation nominative. Chacun ne voit que ce qui relève de sa fonction.

Recherche

Une pièce se retrouve sans connaître son emplacement ni le nom que lui a donné son auteur. Le temps passé à chercher cesse d’être une variable du dossier.

OCR

Les archives papier numérisées rejoignent le même niveau d’exploitation que les fichiers bureautiques : leur texte devient interrogeable et citable.

Indexation

Une fiche descriptive normalisée rend un document exploitable des années après son dépôt, y compris par des collaborateurs qui n’étaient pas là au moment du classement.

Organisation

L’arbre documentaire reflète les services réels et évolue avec eux. Une réorganisation interne ne se traduit plus par un reclassement manuel de cartons.

Traçabilité

Les opérations menées sur le fonds documentaire sont enregistrées et restituées en rapports, ce qui permet de répondre à une question d’audit sur pièce.

Partage maîtrisé

Un document est consulté à sa source plutôt que dupliqué par courriel. Il n’existe qu’une version de référence, et les échanges cessent de créer des variantes.

Productivité

Le temps consacré à chercher, photocopier, ressaisir et reclasser revient aux tâches qui produisent réellement de la valeur pour l’organisation.

Direction générale

Procès-verbaux de conseil, décisions, notes de service, correspondances officielles et conventions signées, rassemblés dans une armoire à accès restreint.

Ressources humaines

Dossiers du personnel, contrats de travail et avenants, attestations, certificats et pièces administratives, classés par collaborateur avec des droits limités au service RH.

Comptabilité et finance

Pièces justificatives, factures fournisseurs et clients, relevés, états de rapprochement et liasses, indexés par exercice, par tiers et par nature d’opération.

Service juridique

Contrats, avenants, baux, actes, assurances et correspondances contentieuses, avec historique des versions successives et dates d’échéance renseignées en métadonnées.

Achats et marchés

Cahiers des charges, offres reçues, procès-verbaux d’ouverture des plis, bons de commande, contrats-cadres et procès-verbaux de réception, classés par consultation.

Administration et institutions

Courriers entrants et sortants, arrêtés, circulaires, dossiers administratifs et archives de service, avec un arbre documentaire calqué sur l’organigramme.

Banques et assurances

Dossiers clients, pièces d’ouverture de compte, contrats et avenants, avec habilitations distinctes par agence et par fonction, dans le respect du secret professionnel.

Industrie

Plans, fiches techniques, procédures, rapports de contrôle, certificats matière et documentation d’équipement, retrouvés par référence, par ligne ou par machine.

Santé

Dossiers administratifs, conventions, pièces de facturation, documentation réglementaire et archives de gestion, sous des droits d’accès strictement délimités.

Formats archivés

UltimateArchive intègre les documents papier après numérisation ainsi que les fichiers déjà présents dans l’entreprise, quelle qu’en soit la provenance.

• Documents numérisés
• PDF
• Word
• Excel
• Texte
• Images
• Courriels archivés depuis le système

L’impression d’un document depuis le système peut être accompagnée d’un filigrane, afin de distinguer une copie de travail de la pièce de référence conservée dans l’archive.

Environnement

Le logiciel s’administre de façon centralisée et s’adapte aux organisations réparties sur plusieurs entités.

• Multi-utilisateur
• Multi-langues
• Multi-armoires de stockage
• Multi-branches
• Administration centralisée des droits

Le déploiement, la reprise des fonds existants, la formation des utilisateurs et l’assistance sont assurés par les équipes d’Ultimate Solutions Algérie. Voir l’implémentation des systèmes, la formation des utilisateurs et le support technique.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion électronique de documents ?

C’est un système de gestion documentaire qui prend en charge un document depuis son entrée dans l’organisation jusqu’à sa conservation. Il assure la numérisation ou l’intégration du fichier, son indexation, son classement, sa recherche, sa consultation selon des droits définis, ainsi que le suivi des opérations effectuées sur lui.

Quelle est la différence entre archivage électronique et GED ?

L’archivage électronique vise la conservation d’un document sur une longue durée, dans un état stable. La gestion électronique de documents GED couvre un périmètre plus large : elle organise aussi l’usage quotidien du document, sa description, sa recherche et son partage entre services. UltimateArchive répond aux deux besoins, en associant l’archivage numérique du fonds et son exploitation courante.

UltimateArchive fonctionne-t-il dans le Cloud ?

Non. UltimateArchive est une solution client-serveur On-Premise. Elle est installée sur les serveurs de l’organisation et utilisée depuis les postes autorisés du réseau interne. Elle n’est pas proposée sous forme d’abonnement hébergé.

Où sont stockés les documents ?

Sur l’infrastructure du client. Le serveur applicatif, la base de données contenant les fiches d’indexation et les armoires de stockage documentaire résident dans le système d’information de l’organisation. Les documents, les index et les journaux ne quittent pas ce périmètre.

Peut-on rechercher dans le contenu d’un document scanné ?

Oui. La reconnaissance optique de caractères s’applique aux documents visualisables et rend leur texte interrogeable. La recherche plein texte porte alors sur le contenu du document, en complément de son intitulé, de ses métadonnées et de ses mots-clés.

Quels types de fichiers peuvent être archivés ?

Les documents numérisés, les fichiers PDF, Word, Excel, les fichiers texte, les images ainsi que les courriels archivés depuis le système. Les documents peuvent également être déposés depuis d’autres applications au moyen d’une imprimante virtuelle.

Comment les droits d’accès sont-ils gérés ?

L’administrateur du système attribue les habilitations par utilisateur, par groupe, par armoire de stockage et par dossier. Un collaborateur n’accède qu’aux documents relevant de sa fonction, et les opérations qu’il effectue sont enregistrées dans le journal du système.

UltimateArchive convient-il aux entreprises algériennes ?

Oui. La solution est déployée et maintenue en Algérie par Ultimate Solutions Algérie, dont les équipes assurent l’étude préalable, l’installation, la reprise des fonds existants, la formation des utilisateurs et le support. L’interface est multi-langues, ce qui permet de servir des équipes travaillant en français, en arabe ou en anglais.

Peut-on récupérer les documents papier existants ?

Oui. Les archives papier sont numérisées au moyen d’un scanner ou d’un multifonction, puis indexées et rattachées à l’arbre documentaire. Les fichiers électroniques déjà présents dans l’entreprise sont intégrés dans le même fonds, sans nouvelle saisie du document.

Comment demander une démonstration ?

En remplissant le formulaire de demande de démonstration. La séance est préparée à partir de la nature de votre fonds documentaire et de vos contraintes de confidentialité. Un devis peut être établi à l’issue de l’étude de votre périmètre.